Mode ASP (SaaS) ou Mode Licence ?

Nous commencerons par décrire le mode ASP, sous lequel est souscrite une large majorité d'abonnements. Si vous souhaitez sauter cette section et passer directement à la description du mode licence, veuillez cliquer ici.

1. Rappels sur le fonctionnement en mode ASP ou SaaS :

ASP = Application Service Provider, se traduit en français par Fournisseur d'Applications Hébergées, abrégé FAH.

SaaS = Software as a Service, le logiciel comme un service. C'est le terme qui semble avoir le vent en poupe actuellement.

Dans ce mode de fonctionnement, on distingue :

d'une part le prestataire du service, professionnel de l'informatique, qui met en œuvre une application sur un système serveur abrité dans un centre informatique et qui en assume toutes les contraintes, qu'il s'agisse du matériel et de sa maintenance ou du logiciel et de ses mises à niveau régulières, ainsi que de tout le dispositif sécuritaire physique et logique nécessaire à garantir la protection des données,
d'autre part l'utilisateur de l'application auquel on ne demande que de posséder un poste muni d'un navigateur et, bien sûr, d'une connexion à Internet.

Cette connexion à l'Internet, qui doit posséder un débit acceptable (éviter les connexions via modem sur le réseau téléphonique classique) pour que le travail s'effectue dans des conditions acceptables, peut se trouver :

à l'intérieur de l'entreprise, via son réseau filaire ou WiFi,
à l'extérieur de celle-ci., par exemple au domicile de l'utilisateur qui retrouvera le même environnement de travail que dans son entreprise. De même, en déplacement, il pourra utiliser tout ordinateur mis à sa disposition (par son client, son partenaire, un cyber-café, ...) ou encore son propre ordinateur portable équipé d'une carte WiFi dès lors qu'il se situe dans une zone couverte (gare, aéroport, hôtel, aire publique équipée, entreprise offrant son accès, ...) ou d'une carte spéciale lui permettant d'accéder aux réseaux « Edge » ou 3G/3G+ des opérateurs de téléphonie mobile.

2. Avantages pour l'entreprise utilisatrice :

Ces avantages sont donnés ici sans notion de priorité, chaque entreprise ou chaque utilisateur pourra y accorder plus ou moins d'importance selon l'usage.

Sur le plan des coûts d'infrastructure et du personnel : fonctionner en mode ASP revient pour l'entreprise utilisatrice à externaliser tout ou partie de son informatique. Elle doit donc en tirer une économie en matière de frais de personnel interne. En outre, ces personnels sont souvent difficiles à gérer parce que leurs compétences pointues ne sont pas mobilisées en permanence, parce qu'ils ont une culture différente de celle de l'entreprise et que dans une structure de taille réduite, ils finissent par se lasser et craindre de ne pas pouvoir évoluer comme ils le souhaitent. En ce qui concerne les coûts, ceux-ci présentent le double avantage d'être parfaitement connus et maîtrisés et de limiter les besoins en fonds propres qui peuvent dès lors être mieux utilisés sur le cœur de l'activité. Un simple navigateur suffit à déclencher toute la puissance des applications sur tous les types d'ordinateurs, Mac, PC, stations Unix. Et s'il est besoin de les changer, aucune précaution n'est à prendre en ce qui concerne les applications et les données puisque rien ne réside sur les machines locales.
Sur le plan de la sécurité : peu d'entreprises de petite taille prennent les mesures nécessaires à mettre leur « capital information » à l'abri de tous les risques qu'il encourt : contamination par des virus, perte de données à la suite de pannes, sauvegardes non ou mal exécutées, médias de sauvegarde conservés dans l'entreprise même donc aussi vulnérables que les systèmes, etc. Fonctionner en mode ASP, c'est avoir la certitude que toutes les données vitales sont en sécurité parce que le prestataire a mis en place tous les dispositifs physiques et logiques pour assurer leur pérennité.
Sur le plan de la productivité et de la qualité du travail : fonctionner en mode ASP revient à avoir centralisé ses applications et les données qu'elles manipulent sur un serveur dont on aura autorisé l'accès à son personnel, selon le rôle que joue celui-ci dans l'organisation. Dans la grande majorité des cas, cette centralisation est salutaire dans la mesure où elle sert les intérêts de l'entreprise avant ceux des individus. En partageant l'information, les collaborateurs gagnent un temps précieux et effectuent un travail de meilleure qualité : les risques d'erreurs diminuent, et le formalisme de saisie des informations permet une meilleure exploitation et consolidation, d'où un gain de temps lors de la production de rapports ou de tableaux de bord. Le partage sélectif d'informations avec des personnes extérieures à l'entreprise est également possible pour certaines applications. Les avantages s'étendent donc à des communautés d'utilisateurs partenaires de l'entreprise.
Sur le plan de la mobilité : pouvoir accéder à son « bureau virtuel », où que l'on se trouve, est un avantage indéniable pour tous les employés nomades ainsi que pour les dirigeants de l'entreprise amenés à se déplacer ou à devoir rester en contact avec leurs affaires en dehors des heures normales de présence au travail. Cela permet d'être réactif, de ne plus subir la lourdeur des tâches administratives cumulées au retour des missions ou déplacements, de ne jamais être pris au dépourvu devant la demande d'un client ou d'un partenaire. L'agilité conférée par la solution hébergée peut se transformer rapidement en avantage concurrentiel car certaines décisions se prennent vite. On peut affirmer également que l'accès permanent aux « outils de travail » ne se traduit pas par des contraintes supplémentaires mais plutôt par une sérénité accrue. Il est possible en effet de mener une vie de famille plus équilibrée dès lors que l'on sait pouvoir se remettre au travail à tout moment si l'importance de celui-ci l'exige.
Sur le plan de la souplesse et du niveau d'engagement : les produits fonctionnant en mode ASP sont les plus facilement testables puisqu'il suffit d'ouvrir un compte temporaire pour que le client souhaitant être convaincu de leur intérêt en ait immédiatement l'accès. Certains éditeurs, comme Oryanoo, ne demandent aucun engagement de durée et autorisent une variation au mois le mois du nombre de comptes utilisateurs gérés par l'administrateur selon les besoins du moment. Aucun frais n'est comptabilisé pour la mise en service pas plus que lors de la résiliation finale du contrat dont le préavis n'est que d'un mois. Une société n'ayant pas une grande visibilité sur ses affaires, en particulier à ses débuts, ne peut trouver plus souple moyen d'accéder à l'énergie informatique.

3. Objections possibles et éléments de réponses :

Parmi les questions ou objections formulées sur le fonctionnement en mode ASP, voici les plus fréquentes et les éléments de réponse que nous y apportons :

« Je crains de voir mes données sensibles à l'extérieur de mon entreprise » : cette crainte est légitime, au même titre qu'il est légitime de craindre de donner son numéro de carte bancaire sur Internet et pourtant, des millions de transactions sécurisées y sont effectuées sans le moindre souci chaque année. Il faut donc s'assurer, en le questionnant, que son ASP a mis en place tous les éléments nécessaires à garantir la sécurité et l'intégrité des données qu'on lui a confiées, à savoir :
- Les éléments de sécurité physique : localisation des serveurs dans des centres de données dotés de tous les dispositifs requis, à savoir : gardiennage 24h/24, 7j/7, systèmes anti-incendie, groupes électrogènes, onduleurs,
- Les éléments de sécurité logique : pare-feu, détection d'intrusion, systèmes redondants (clusters), disques redondants (dispositifs RAID), connexion cryptées (SSL), sauvegardes journalières sur des sites déportés, gestion fine des droits d'accès à l'information, accès par identifiant et mot de passe avec blocage du compte si tentatives infructueuses répétées, ...
« Malgré tous ces dispositifs, je crains que l'ASP lui-même ne puisse accéder à mes données » : s'il existe de nombreuses façons de répondre à cette question, elles peuvent toutes se résumer en une autre question unique à se poser : est-on prêt ou non à faire confiance à son prestataire ? On pourra se rassurer en apprenant que tous les accès sont journalisés et consultables par l'administrateur et que seules les actions d'aide à distance demandées par ce dernier nécessiteront un accès du prestataire.
« Que me restera t-il en cas de résiliation totale ou en cas de défaillance de mon prestataire ? » : dans ce dernier cas, il faut savoir si l'application du prestataire peut être fournie pour un fonctionnement sur un serveur local. C'est le cas de celle d'Oryanoo. En cas de résiliation par le client, l'ensemble des données est récupérable par lui ou avec l'aide du prestataire. Les données de la base peuvent être exportées sous forme de fichiers plats (Excel), les e-mails peuvent être repris dans Outlook (par exemple) ou mis sur CD-rom par le prestataire sous forme d'une arborescence html et les fichiers du portail ou ceux associés aux contacts peuvent être accédés et archivés localement.
« Puis-je reposer mon activité sur une prestation de service dont la disponibilité m'est vitale ? » Oui, à condition de s'assurer que le prestataire ASP a engagé les moyens nécessaires à maximiser la disponibilité des applications. Plus qu'une recherche de clauses contractuelles contraignantes et sans commune mesure avec les montants engagés pour la prestation, il convient d'interroger les clients de longue date sur leur expérience en la matière. Lorsque aucune interruption de service n'est tolérable, Oryanoo, au-delà de ses propres dispositifs déjà décrits, fera les recommandations adéquates en matière de sécurisation de l'accès à Internet qui pourrait constituer le maillon faible de la chaîne d'accès aux applications. Oryanoo s'assure alors, à titre d'exemple, par le biais d'un double abonnement auprès de FAI différents avec dispositif d'équilibrage de charge capable de repli sur un seul équipement ou FAI, que ce maillon acquiert une robustesse équivalente à celle de ses propres équipements. On notera au passage que les éventuels changements de versions côté ASP et de matériels ou logiciels côté client n'entament en rien la disponibilité des applications qui se situe alors à un niveau supérieur à celle d'applications installées localement !

4. Le mode Licence :

Dans ce mode de fonctionnement, c'est notre client qui se charge de l'infrastructure sur laquelle repose la suite de logiciels : serveur avec son système d'exploitation Linux (dans l'une des trois distributions suivantes : Debyan, Fedora, Red Hat), connectivité au réseau local et à Internet, dispositifs de sécurité et de sauvegarde. Selon son niveau de connaissance, il fera appel ou non à nos services d'installation et de configuration, puis d'administration en ligne de la plate-forme. A noter qu'à ceux qui ne disposent pas d'environnement Linux, Oryanoo fournit la solution sous forme d'une machine virtuelle.

Dans quels cas faut-il opter pour le mode licence ? Les raisons peuvent être d'ordre politique, l'entreprise ayant décidé de ne pas confier ses données à un prestataire extérieur, d'ordre économique, l'infrastructure et les hommes en place permettant l'introduction de la solution sans générer de coûts apparents supplémentaires.

La politique tarifaire d'Oryanoo appliquée au mode licence permet également à l'entreprise de réaliser des économies d'échelle lorsque le nombre d'utilisateurs est important ou qu'elle entend faire un usage intensif des outils d'e-mailing ou d'enquête en ligne ou encore que son activité lui impose un espace de stockage en ligne beaucoup plus important que les 1 Gigaoctets alloués par utilisateur dans la version ASP. A titre d'exemple, voici quelques configurations :
- 10 utilisateurs, administration distante du serveur incluse, reviennent à 120 € par mois.
- 20 utilisateurs, dans les mêmes conditions, reviennent à 180 € par mois.
- Un nombre illimité d'utilisateurs reviennent à 360 € par mois, dans les mêmes conditions et ce, par serveur (mono ou multi-cpu), l'application restant quant à elle mono-domaine, l'usage à des fins de redistribution étant exclue de ce modèle. (Nous contacter pour ce type d'usage)

Dans le mode licence, le support inclus dans les tarifs présentés ci-dessus est limité à l'administrateur de la solution et à son remplaçant. Il leur appartient de supporter leurs propres utilisateurs. Oryanoo peut toutefois proposer un contrat de support aux utilisateurs finaux.