Comptes utilisateurs

Comptes utilisateurs

Notions d’utilisateurs et de groupes

Chaque utilisateur dispose d’un code d’accès personnel au CRM. Ce code d’accès est composé de l'identifiant de l’utilisateur et de son mot de passe. Un utilisateur ne peut ouvrir qu’une seule session à un instant donné sur le CRM. Toute tentative d'ouverture d'une autre session à l'aide des mêmes codes provoquera la fermeture de la session préalablement ouverte. Par contre, il est possible, sur le même poste de travail et grâce à un mécanisme d'onglets, d'ouvrir rapidement plusieurs fenêtres sur l'application de façon à pouvoir travailler sur des modules différents sans perdre le contexte lors du passage de l'un à l'autre.

Les groupes d’utilisateurs sont mis en œuvre afin de permettre le travail collaboratif. Les groupes permettent de définir la politique d’accès aux applications et à l’information. Il est en effet plus aisé de définir une politique pour un groupe donné et d'y faire entrer les individus que de gérer cela individu par individu.

Le profil de chaque utilisateur et par conséquent les droits dont il jouira sur les données est donc fonction de son appartenance à un ou plusieurs groupes.

Il existe deux types d’utilisateurs :

  • Les utilisateurs standard
  • Les utilisateurs avec usage limité, dits “utilisateurs extranet”.

Les utilisateurs standard

Ce type d’utilisateur dont le profil est entièrement paramétrable offre toutes les combinaisons possibles en termes de choix des applications mises à sa disposition. La définition d’un tel utilisateur prend en compte les éléments suivants :

  • L'identifiant de l’utilisateur,
  • Les nom et prénom de l’utilisateur,
  • Deux adresses e-mail possibles dont la première à laquelle le système fera parvenir les messages des applications,
  • Des champs Service, Rôle et Description où noter toute autre information utile,
  • Le responsable hiérarchique, désigné dans la base, utile pour des approbations (frais, congés, ...)
  • Les groupes auxquels l’utilisateur appartient,
  • Le fuseau horaire dans lequel cet utilisateur exerce en temps normal,
  • La langue utilisée par défaut (français, anglais, allemand, espagnol, portugais et néerlandais),
  • La case à cocher pour désactiver le compte ce cet utilisateur,
  • La case à cocher pour imposer à cet utilisateur de se connecter de la zone de confiance, telle que spécifiée par des adresses IP dans l'administration de la sécurité,
  • La date d'expiration automatique du compte (il deviendra inactif automatiquement à cette date. Utile pour les stagiaires par exemple),
    Le compte expire à 00:00. Si la date est dépassée, le compte a été désactivé : pour le réactiver, il faut enlever la date d'expiration ou la repousser et il faut en outre réactiver le compte (en cliquant sur le sens interdit dans la synthèse des utilisateurs ou bien en cochant "compte actif" dans le détail du compte.
  • Différentes informations sur l'activité du compte, datées et heurées.
  • Les applications auxquelles l’utilisateur a accès,
  • Les groupes d'utilisateurs qui peuvent accéder à son agenda, en lecture et en écriture,
  • Les droits d'accès et modèles par défaut utilisés pour la gestion commerciale par cet utilisateur, en lecture seule pour l'information de l'administrateur,
  • Un lien avec la fiche contact de l'utilisateur permettant de trouver d'autres informations sur lui et utiles à certaines applications (e-mails type, notes de frais, ...). En effet, tout n'est pas renseigné dans la fiche utilisateur, d'autres informations se trouvent dans une fiche de contact, en général du type « Salarié ».
  • Le thème de l'interface de l'utilisateur, la signature globale apposée au bas de ses e-mails, le quota de l’utilisateur sur sa boîte aux lettres (taille maximale autorisée pour l'ensemble de ses messages.)

Pour créer un utilisateur standard, veuillez cliquer sur l'icône "Création d'un compte utilisateur", présentant un signe + sur une silhouette dans l'écran :

MENU > ADMINISTRATION > Utilisateurs

A noter que le système vous proposera prénom.nom comme identifiant par défaut mais que vous pouvez revenir immédiatement sur cette proposition afin de choisir un identifiant différent, correspondant davantage aux habitudes de votre utilisateur. Il n'est pas possible de revenir sur le choix de l'identifiant, veillez donc à bien y réfléchir avant la création du compte !

Les utilisateurs extranet (limités au partage de fichiers)

Ce type d’utilisateur est destiné aux clients, fournisseurs, partenaires, (voire aux personnels d'autres départements ou filiales de l'entreprise) avec lesquels il n'est nécessaire que d'échanger des documents.

Ces utilisateurs possèdent uniquement un accès au portail de partage de fichiers. Ils sont également dotés d'un agenda, mais à l'usage exclusif des utilisateurs standard de la solution.

La définition d’un tel utilisateur prend en compte les éléments suivants :

  • L'identifiant de l’utilisateur,
  • Les nom et prénom de l’utilisateur,
  • Deux adresses e-mail possibles dont la première à laquelle le système fera parvenir les messages des applications,
  • Des champs Service, Rôle et Description où noter toute autre information utile,
  • Le responsable hiérarchique, désigné dans la base, utile pour des approbations (frais, congés, ...)
  • Les groupes auxquels l’utilisateur appartient,
  • Le fuseau horaire dans lequel cet utilisateur exerce en temps normal,
  • La langue utilisée par défaut (français, anglais, allemand, espagnol, portugais et néerlandais),
  • La case à cocher pour désactiver le compte ce cet utilisateur,
  • La case à cocher pour imposer à cet utilisateur de se connecter de la zone de confiance, telle que spécifiée par des adresses IP dans l'administration de la sécurité,
  • La date d'expiration automatique du compte (il deviendra inactif automatiquement à cette date. Utile pour les stagiaires par exemple),
  • Différentes informations sur l'activité du compte, datées et heurées.
  • Les groupes d'utilisateurs qui peuvent accéder à son agenda, en lecture et en écriture,
  • Un lien avec la fiche contact de l'utilisateur permettant de trouver d'autres informations sur lui et utiles à certaines applications. En effet, tout n'est pas renseigné dans la fiche utilisateur, d'autres informations se trouvent dans une fiche de contact, en général du type « Salarié ».
  • Le thème de l'interface de l'utilisateur.

Pour créer un utilisateur avec permissions limitées, veuillez cliquer sur l'icône "Création d'un compte utilisateur Extranet", présentant un signe E sur une silhouette dans l'écran :

MENU > ADMINISTRATION > Utilisateurs

Authentification des utilisateurs

Lors de sa connexion au CRM, l’utilisateur est invité à donner son identifiant utilisateur et son mot de passe. Le mot de passe initialement généré par le système, composé de 8 caractères alphanumériques, peut être changé ensuite par l'utilisateur lui-même dans :

MENU > MON COMPTE > Mot de passe

Lors de la saisie du nouveau mot de passe, le système donne une indication de sa robustesse. Les meilleurs mots de passe contiennent des lettres en majuscules et minuscules, des chiffres et des signes de ponctuation et comprennent au moins 8 signes.

IMPORTANT : Pour que la connexion soit acceptée, le navigateur de l’utilisateur doit accepter les cookies.

L'écran COMPTES UTILISATEURS

Cet écran représente la synthèse des utilisateurs déclarés sur le CRM.

Les colonnes affichées sont les suivantes :

  • Identifiant de l'utilisateur
    En cliquant sur l'identifiant de l'utilisateur, vous accédez à l'écran de paramétrage du profil de l'utilisateur ainsi qu'à quelques informations de contrôle comme les dates de création, de dernière modification, du dernier envoi de mot de passe qui peuvent s'avérer utiles.
    Les utilisateurs dont le compte est actif s'affichent en caractères gras.
    Les utilisateurs qui possèdent les droits d'administration s'affichent en rouge.
  • Prénom
  • Nom
  • Adresse Email principale (celle utilisée par le système pour les messages applicatifs)
  • Les n° de groupes auxquels l'utilisateur appartient
  • Un « tag », placé en cochant le ou les utilisateurs souhaités puis en cliquant sur l'icône « petits outils »
  • Langue par défaut
  • Type d'utilisateurs
    Le type peut être : Administrateur (avec un tournevis sur la silhouette), Standard (silhouette normale) ou Extranet (avec un E sur la silhouette)
  • Utilisateur actif ou inactif
    Un compte utilisateur inactif (marqué par un panneau de sens interdit sur la silhouette) n'est plus facturé mais permet de conserver ses données en l'état. Voir la remarque dans “Effacer” ci-dessous.
  • Fiche contact
    Un utilisateur peut être lié à une fiche contact donnant toutes les informations dont on peut avoir besoin pour le gérer. L'icône représente un profil d'individu sur fond clair. Certains modules ayant besoin de cette fiche, il est conseillé de la créer pour chaque utilisateur.
  • Codes d'accès
    En cliquant sur la clé, le système force un nouveau mot de passe pour l'utilisateur concerné et, selon un choix proposé, l'affiche à l'écran ou l'envoie à l'adresse e-mail choisie entre les deux adresses renseignées ou encore à une adresse saisie manuellement, à la volée.
  • Effacer
    En cliquant sur ce bouton, le compte de l'utilisateur est détruit.
    Attention : toutes les données associées sont supprimées de la base (contacts privés, agenda, ...). Dans la mesure du possible, nous vous recommandons de désactiver un compte plutôt que de le détruire. En tout état de cause, appelez Oryanoo pour connaître très précisément les conséquences de votre choix.
  • Date d'expiration du compte de l'utilisateur
    Si on en a spécifié une dans les paramètres du compte. Cela permet de ne pas avoir à penser à le faire, à l'issue d'un stage par exemple.
  • Date de création de l'utilisateur
  • Date de mise à jour de l'utilisateur

Un ensemble de filtres en tête de page permet de restreindre l'affichage à ces utilisateurs qui répondent aux critères des filtres utilisés. Ceci est particulièrement utile lorsque le nombre d'utilisateurs est important ou lorsqu'on est à la recherche d'informations précises dont la réponse peut être rapidement apportée par un tri ou un filtrage sur un des champs présentés à l'écran de synthèse.

A noter que les dates de dernière connexion (ainsi que l'adresse IP de laquelle la connexion a eu lieu) et du dernier changement de mot de passe, qu'il s'agisse de la ré-émission par l'administrateur ou du changement volontaire de l'utilisateur, sont indiquées dans le profil détaillé de l'utilisateur.

Modification d'un compte utilisateur

L'écran de modification d'un compte utilisateur est accessible par :

MENU > ADMINISTRATION > Utilisateurs

Cliquer ensuite sur l'identifiant de l'utilisateur.

L'écran est organisé comme pour la création, avec les informations générales présentées d'abord puis, sous les différents onglets, les applications auxquelles l'utilisateur a droit, les groupes pouvant accéder à son agenda, le lien avec sa fiche contact, les quotas de boîte aux lettres ainsi que le thème choisi.