Administration des feuilles de temps

Administration des feuilles de temps

 

Création d'une feuille de temps

 

Paramètres

Conseils pour le paramétrage de la feuille de temps

Préfixe Ce préfixe suivi d'un tiret précédera les numéros des feuilles de temps.
Longueur de la référence de la feuille de temps Nombre de digits utilisés pour le numéro d'ordre. Par exemple : avec 4 les feuilles de temps seront nommées : FT-0001, etc.
Papier à en-tête Une image de 2100x2970 pixels désignée dans la bibliothèque d'images de votre bureau virtuel (accessible par exemple avec Email > Images).
Marge haut

En centimètres avec un point décimal, l'espace à laisser libre en haut.

Marge bas

En centimètres avec un point décimal, l'espace à laisser libre en bas.

Durée d'une journée standard (format : HH:mm) Par exemple 08:00 représente des journées de 8 heures. Cela sert à faciliter la saisie de journées complètes comptabilisées 8 heures ici.
Périodes des feuilles de temps « Mensuelle » ou « Libre ».
Les rapports sont exprimés en « Heures » ou « Jours ».
La colonne 'Facturé' est accessible « Utilisateur » ou « approbateur » (colonne utile lorsque les temps rapportés sont destinés à être facturés).
Inclure les week-ends « oui », « non » ou « approbateur uniquement » (en usage normal, on ne comptabilise par les temps le week-end).
Types des contacts associés aux feuilles de temps (n° de types, séparés par une virgule) Les feuilles de temps ne sont accessibles qu'aux utilisateurs dont les comptes sont reliés à leur fiche contact qui doit être d'un type dont on fournit le n° ici. Par exemple, ils ont le type « Salarié » et qu'on voit dans Administration > Base de données > Types de Contacts que la valeur correspondante est 152, on écrit ici cette valeur.
Types des opérations associés aux projets (n° de types, séparés par une virgule) Les temps ne sont imputables qu'aux opérations d'un type dont on fournit le n° ici. Par exemple, elles ont le type « Assistance » et qu'on voit dans Administration > Base de données > Types d'Opérations que la valeur correspondante est 137, on écrit ici cette valeur.
Champ qui détermine la liste des intervenant sur les projets Champ obligatoire de la base des opérations, du type « liste de contacts » qui permet de fixer les intervenants possibles de sorte à n'autoriser qu'eux à imputer leur temps sur cette opération. On trouve le nom (interne) de ce champ dans Administration > Base de données > Champs supplémentaires pour les Opérations. Par exemple op_special15.
Champ qui détermine la date de début des projets Champ facultatif de la base des opérations qui permet d'empêcher l'imputation de temps en dehors de la période prévue par ce champ et le suivant. Exemple : op_special16.
Champ qui détermine la date de fin des projets Champ facultatif de la base des opérations qui permet d'empêcher l'imputation de temps en dehors de la période prévue par ce champ et le précédent. Exemple : op_special17.
Champ qui détermine le prix de vente (horaire ou journalier, selon l'unité utilisée). Ce champ permet la génération automatique des factures. Champ facultatif de la base des opérations.
Champ qui détermine le délai de paiement qui figure sur les factures. Ce champ doit contenir un nombre de jours et éventuellement la mention fin de mois. Champ facultatif de la base des opérations.
Référence à faire figurer dans la colonne référence du détail des factures Texte libre, par exemple : PRESTATION.
Description à faire figurer dans la colonne description du détail des factures Texte libre, par exemple : ASSISTANCE INFORMATIQUE.
Champ qui détermine le numéro de contrat à mentionner dans le détail des factures Champ facultatif de la base des opérations.
Champ qui détermine le prix d'achat (horaire ou journalier, selon l'unité utilisée dans les rapports). Ce champ est utilisé dans le calcul de la marge brute d'exploitation. Champ facultatif de la base des opérations.
Liste des approbateurs (identifiants,séparés par une virgule) Par exemple : jean.dupont,marc.durand,georges.duval.
 Processus de validation Choix entre le routage de la demande vers le manager (noté responsable hiérarchique dans la fiche contact du salarié) ou vers le ou les approbateurs désignés ci-dessus.
Couleur des journées de congé complètes Code couleur en hexadécimal, par exemple : #F3BA81.
Couleur des demi-journées de congé Code couleur en hexadécimal, par exemple : #F6E0CB.

Annexes des factures

Cette section s'utilise si on souhaite produire une annexe détaillée à la facture.

Titre de l'annexe Peut être paramétré avec le numéro de facture, exemple : Détail de la facture %inv_id.
Papier à en-tête On désigne l'image dans la bibliothèque d'images qui représente le papier en-tête qui sera utilisé pour la production du pdf de l'annexe de la facture.
Marge haut En centimètres avec un point décimal, l'espace à laisser libre en haut.
Marge bas Même chose pour le bas de page.

 

 

Questions fréquemment posées

Question : l'opération n'apparait pas dans la liste des projets d'une feuille de temps, que dois-je vérifier ?

Réponses : Ce que vous devez savoir :

  • L'opération doit être d'un type précisé dans le paramétrage des feuilles de temps (Types des opérations associés aux projets).
  • L'opération doit contenir le champ qui détermine la liste des intervenant sur les projets (cf le paramétrage). Ce champ doit être du type "Liste de contacts". Il doit contenir l'intervenant associé à la feuille de temps.
  • L'opération doit être associée à une fiche société.
  • L'opération doit avoir le champ "Opération active" positionné sur "Oui".

Dans le cas où le paramétrage précise les 2 éléments suivants :

  • Champ qui détermine la date de début des projets,
  • Champ qui détermine la date de fin des projets,
    ceux-ci doivent être renseignés dans l'opération et la période de la feuille de temps doit être incluse dans la plage déterminée par les dates de début et de fin de l'opération.