Administration des notes de frais

Administration des notes de frais

 

Détail d'une note de frais

 

Pour paramétrer le module de gestion des notes de frais, veuillez vous rendre à :

Menu > Activités > Administration, puis onglet "Notes de frais".

Le module de gestion des notes de frais distingue 2 types d'utilisateur :

  1. Les simples utilisateurs, qui vont être amenés à déclarer leurs frais dans l'outil. Ceux-ci ne voient que les notes de frais crées par eux-mêmes.
  2. Les approbateurs. Ceux-ci visualisent l'ensemble des notes de frais et sont en mesure de les approuver.

 

Liste des approbateurs (identifiants, séparés par une virgule)

Faites figurer ici la liste des identifiants des utilisateurs qui seront amenés à approuver les notes de frais.

 

 

Nature des frais   

Ce champ liste les différentes natures de frais qui seront proposés par l'outil. Veuillez faire figurer un choix par ligne.

Exemple :

  • Indemnités kilométriques
  • Téléphone ligne fixe
  • Télécopie / fax
  • Téléphone portable
  • Connexion internet
  • Taxi Transport en commun
  • Restaurant
  • Hôtel
  • Péage Parking
  • Publicité
  • Affranchissement de courrier
  • Documentation
  • Fournitures de bureau
  • Autre

 

 

Taux de TVA

Ce champ liste les différents taux de TVA qui seront proposés par l'outil. Veuillez faire figurer un choix par ligne.

Exemple :

  • 0.00
  • 19.60
  • 7.00
  • 5.50

 

 

Barème du remboursement par km

Ici, nous renseignons le barème de remboursement par kilomètre, en fonction de la puissance fiscale du véhicule. Il est possible d'avoir des barèmes différents, en fonction du nombre de kilomètres parcourus dans l'année par le salarié.

Dans l'exemple si dessous, nous avons 2 barèmes :

  1. Un premier barème de 0 à 5000 km dans l'année
  2. Un seconde barème à partir de 5001 km dans l'année

 

Le format est le suivant :

kilomètre:puissance fiscale du véhicule:taux de remboursement par kilomètre

Exemple :

  • 0:0:0
  • 0:3:0.405
  • 0:4:0.487
  • 0:5:0.536
  • 0:6:0.561
  • 0:7:0.587
  • 0:8:0.619
  • 0:9:0.635
  • 0:10:0.668
  • 0:11:0.681
  • 0:12:0.717
  • 0:13:0.729
  • 0:14:0.729
  • 0:15:0.729
  • 0:16:0.729
  • 5001:0:0
  • 5001:3:0.283
  • 5001:4:0.327
  • 5001:5:0.359
  • 5001:6:0.377
  • 5001:7:0.396
  • 5001:8:0.419
  • 5001:9:0.435
  • 5001:10:0.460
  • 5001:11:0.478
  • 5001:12:0.499
  • 5001:13:0.515
  • 5001:14:0.515
  • 5001:15:0.515
  • 5001:16:0.515

 

 

Autoriser plusieurs notes de frais sur une même période

Si ce choix est coché, l'outil autorisera la création de plusieurs notes de frais pour un même mois.

Adresse de la société

Entêtes
Bas de page
Papier à en-tête
Marge haut
Marge bas
Notice pratique
Email de soumission à approbation
De
Cc
Formulaire
Email de validation
De
Cc
Formulaire
Archiver les emails dans la fiche contact

 

 

Notifications

Il vous est possible de paramétrer le système de façon à ce qu'il envoie une notification dans les cas suivants :

  • L'utilisateur soumet sa note de frais à approbation
  • La note de frais est validée par un approbateur

Personnalisation des emails de notification

Les formulaires Email utilisés pour les notifications peuvent être personnalisés à l'aide des variables suivantes :

  • %expe_id% : référence de la note de frais
  • %firstname% : prénom
  • %lastname% : nom
  • %fullname% : nom complet
  • %monthname% : nom du mois (ex juillet)
  • %month% : numéro du mois (ex 07)
  • %year% : année