Administration du module de Gestion Commerciale

1 CONFIGURATION

1.1 ADMINISTRATION DU MODULE GESTION

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1.1.1 Onglet "Société"

On y fait figurer des informations globales à l'ensemble du module.

Remplir obligatoirement les 4 champs :

  • Société (lien vers une fiche société qui représente votre société)
  • Devise de référence de la société
  • Raison sociale
  • En-tête société

1.1.2 Onglet "Devis"

  • Préfixe
    Préfixe que vous souhaitez faire figurer à vos références de devis.
    Par exemple, si vous souhaitez que la référence de vos devis aient le format suivant :
    Devis-000123, vous mettez Devis- en préfixe.
  • Longueur du numéro de devis
    Longueur de votre numérotation de devis.
    Par exemple, si vous souhaitez que la référence de vos devis aient le format suivant :
    Devis-000123, vous mettez 6 en longueur de numéro de devis.
  • Durée de validité.
    La durée de validité peut être calculée automatiquement.
  • L'édition d'un devis modifie le catalogue produit.
    Il est possible d'alimenter le catalogue produits tout en rédigeant vos devis.
    C'est intéressant dans le cadre d'une approche "artisanale". Nous vous recommandons de répondre "non" à cette question de façon à ne pas mettre la pagaille dans vos catalogues produits. Encore plus si vous utilisez des listes de prix !
  • Le changement de modèle recharge les lignes d'articles.
    Les modèles conditionnent la langue, la devise, la liste de prix etc. Du coup, il est intéressant de répondre Oui à cette question de façon à être certain qu'au changement de modèle du devis, tous les articles sont recalculés.
  • Le changement de modèle recharge le message.
    Intéressant notamment quand changement de langue. Répondre plutôt Oui.
  • Devis type (préciser les n° de groupes, séparés par une virgule).
    Les devis types constituent un catalogue de devis tout prêts. Il est conseillé de faire figurer ces devis type dans un groupe bien spécifique, avec des droits d'accès spécifiques (lecture seule pour la majorité des utilisateurs).
  • Largeur des photos (en pixels).
    Si votre catalogue produit comporte des photos d'article, celles-ci seront affichées dans la version PDF de vos devis. Exemple de largeur : 110.
  • Pièces jointes.
    C'est un lien vers un dossier des fichiers partagés. Idéal pour y faire figurer des catalogues etc qui seront joints au devis.

1.1.3 Onglet "Commandes"

    Idem Devis, en plus simple (pour le moment).

1.1.4 Onglet "Bons de livraison"

    Idem Devis, en plus simple (pour le moment).

1.1.3 Onglet "Factures"

    Il faut distinguer d'une part les factures en mode "brouillon" : c'est le pro forma,
    et d'autre part, les factures "définitives" qui sont censées ne plus être modifiées
    une fois validées.
    Pour la signification des champs Préfixe, Préfixe de numéro de pro forma,
    Longueur de numéro de facture se reporter à "Devis"
    - Format de numéro de facture
      Permet de préciser le modèle de numérotation des factures. Il faut noter que les
      numéros de factures doivent se suivre, sans trou (important pour le fisc)
    - Utilisateurs autorisés à modifier une facture validée
      Bien que cela ne doive théoriquement jamais se faire, vous pouvez autoriser certains
      utilisateurs de confiance à pouvoir modifier des factures validées. Leur identifiant
      est à préciser dans ce champ.
    - Modèle par défaut
      En fonction de la langue de la facture (qui dépend du champ "Langue de facturation"
      de la fiche société cliente, le modèle par défaut est appliqué.

1.1.4 Onglet "Bons de commande fournisseurs"

    Voir "Devis"
    - Comptes
      Dans le cas où vous souhaitez ventiler vos commandes fournisseurs sur différents comptes
      (dans un but d'analyse financière), vous pouvez préciser les différents comptes dans ce
      champ (une valeur par ligne). Ces valeurs apparaitront sous forme de menu déroulant dans
      les fiches "commande fournisseur".

1.1.5 Notes de frais

    Tout bien remplir, comme d'habitude

1.2 ADMINISTRATION DES TRADUCTIONS DU MODULE DE GESTION

Comme nous le verrons en 1.3 et 1.4, certains modules intègrent une notion
    de "Modèle". Les modèles permettent le maximum de souplesse dans la gestion
    de configurations diverses. A terme, tous les modules de gestion devraient
    être gérés par les modèles. Actuellement, seuls les devis et les factures
    fonctionnent sur ce mode. Les autres modules permettent juste un paramétrage
    linguistique, c'est à dire, la possibilité de personnaliser les différents
    champs ou messages dans les 6 langues disponibles dans Oryanoo.
   
    Lorsque vous paramétrez votre module de gestion, vous devez paramétrer
    toutes les langues que vous souhaitez utiliser (au moins une, bien sûr).
   
    1.2.1 Onglet "Langue"
        Permet de sélectionner la langue que l'on souhaite paramétrer.
       
    1.2.2 Onglet "Commandes"
        - Label
          Permet de préciser le nom qui figurera en titre des documents
          de type "Commandes".
         
    1.2.3 Onglet "Bons de livraison"
        Idem "Commandes".
       
    1.2.4 Onglet "Bons de commande fournisseurs"
        Cet onglet vous permet de paramétrer le mail d'accompagnement
        des bons de commande fournisseurs que vous souhaitez envoyer
        par email.

1.3 MODÈLES DE DEVIS

Veuillez renseigner tous les champs, sauf éventuellement "Message".
    Le modèle permet de préciser la langue, la devise, le papier à entête
    et les coordonnées de VOTRE société. Si vous avez plusieurs filiales,
    chacune d'entre elle peut utiliser son propre modèle de devis.

    Le champ "Paiements" paramètre un menu déroulant qui sera accessible
    dans l'éditeur de devis.
    Exemple de valeurs dans ce champ :
    A réception de facture
    30 jours fin de mois
    60 jours nets

    Email :
    Vous pouvez faire figurer le n° de devis dans le champ object ou dans le
    corps du message en mettant la variable %qo_id%.

1.4 MODÈLES DE FACTURES

Fonctionnement similaire au modèle de devis.

2 DEVISES

Oryanoo intègre un système de devises évaluées en fonction de
    votre devise de référence. La base des devises est actualisée
    tous les jours à 5:00.
   
    Si vous réalisez des devis et des factures dans différentes devises,
    ceux-ci intègrent la valeur de conversion dans votre devise de référence
    au moment où le devis (ou la facture) a été mis à jour.

3 PRODUITS

La base des produits peut-être utilisée avec ou sans listes de prix.
   
    Vous pouvez avoir des catalogues produits sur différentes filiales :
    chaque produit est associé à une fiche société à cet effet. Ensuite,
    lorsque vous réaliserez un devis, vous ferez figurer le champ "Fournisseur"
    en fonction de la filiale concernée et les articles qui vous seront proposés
    seront ceux de l'entité choisie.
   
    Un produit peut inclure une image, qui figurera sur les devis. Les images sont
    stockées au choix dans les fichiers partagés (icône petite main) ou bien directement
    dans la table produit (à télécharger depuis votre ordinateur avec le bouton parcourir).
   
    Prix unitaire
    Si vous avez créé des listes de prix (voir 4 LISTES DE PRIX), l'écran de paramétrage
    de l'article vous permet de préciser le prix de l'article dans chaque liste de prix.
    Dans le cas contraire (pas d'utilisation des listes de prix), l'écran de paramétrage
    de l'article vous permet de saisir le prix unitaire de l'article.
   
    Dans le cas d'une utilisation de listes de prix, vous pouvez en outre définir une
    remise automatique en fonction de la quantité d'articles achetés.
   
    Il est à noter qu'il est également possible de définir une remise en fonction du
    client. Cela se paramètre à partir du bouton "Prix par client", dans la synthèse
    des produits.
   
    Description
    L'écran de paramétrage de l'article vous permet de traduire la description de votre
    produit dans les différentes langues que vous allez utiliser.

4 LISTES DE PRIX

Une liste de prix est définie par une devise, un droit d'accès et un nom (dans les
    différentes langues).
    Les listes de prix sont régies par des droits d'accès, tout comme les contacts, les sociétés,
    les opérations. Cela se paramètre à partir de l'écran :
    GESTION DES DROITS D'ACCÈS À LA BASE DE DONNÉES
    En outre, il est possible de désactiver une liste de prix. Elle sera alors conservée
    pour info mais n'apparaitra plus dans l'éditeur de devis.

5 LA LOGIQUE DEVIS - BON DE COMMANDE - FACTURE

Le schéma standard est de créer un devis. Si celui-ci est gagné, on le passe en statut
    gagné. Cela fige alors le devis et génère un bon de commande qui est la copie conforme
    du devis. Ce bon de commande peut alors être encore modifié et au moment opportun, on
    passe la commande en statut "réalisé". Ceci a pour conséquence de figer la commande et
    celle-ci apparait automatiquement dans l'écran "A facturer". Il est alors possible de
    générer la facture qui est une copie conforme de la commande validée. La facture est
    en pro forma, il est encore possible de la modifier. Une fois que tout est ok, on fige
    la facture, son numéro officiel et unique est généré.

6 DEVIS

Les devis sont régis par des droits d'accès, tout comme les contacts, les sociétés,
    les opérations. Cela se paramètre à partir de l'écran :
    GESTION DES DROITS D'ACCÈS À LA BASE DE DONNÉES.

7 COMMANDES

 

8 FACTURES

 

9 BONS DE LIVRAISON

 

10 BONS DE COMMANDE FOURNISSEURS

 

11 CATALOGUE FOURNISSEURS

 

12 PREFERENCES