Devis

Réalisation de devis

 

Un devis revêt la forme ultime d'un fichier pdf que l'on imprime ou que l'on fait parvenir à son prospect/client en pièce jointe d'un email. On l'élabore en général depuis la fiche société ou mieux, depuis la fiche contact du demandeur. Aussi sera-t-il automatiquement lié à cette fiche. Il est possible, en outre, de le lier à une opération si l'on suit les opportunités à l'aide de ce dispositif.

 

Exemple de devis

 

 

Les différents éléments constituant le devis sont :

 

Le fond de page :
Deux choix de papier à en-tête sont proposés. Ils sont élaborés à l'aide d'un logiciel de traitement d'image par vous-même ou sur demande par Oryanoo. Ce sont des images de 2100 x 2970 pixels qui comportent votre logo ainsi qu'un bas de page contenant les informations y figurant habituellement.

Coordonnées des parties :
Vos coordonnées sont récupérées sur la fiche société correspondant à celle (la vôtre en général) que vous avez paramétrée dans l'outil. Celles de votre correspondant le sont de la même façon. Ces informations sont présentées de sorte à ce que l'envoi du document imprimé puisse se faire dans une enveloppe à fenêtre.

Références :
La numérotation des devis suit un schéma dont vous avez paramétré l'ossature. Le devis est envoyé au nom de l'utilisateur qui est cité comme le contact pour cette affaire. Enfin l'objet (la dénomination de l'affaire) est donné, à l'image de ce qui a été saisi lors de la création du devis.

Corps du devis :
On atteint alors le corps du devis, démarrant par un grand titre, paramétrable (par exemple : Proposition Commerciale), suivi d'un texte introductif préprogrammé mais modifiable au coup par coup (remerciements, introduction de la proposition, ...) Il est aussi possible de choisir de le faire apparaître après les lignes d'articles. Ces dernières sont alors saisies avec l'assistance d'un outil qui recherche à la fois dans les références et dans les descriptions des articles. Les articles n'existant pas peuvent quant à eux être créés alors qu'ils sont entrés pour la première fois dans un devis et feront dès lors partie du "catalogue".

Catalogue :
Dans un usage artisanal du module, il se créera au fur et à mesure de l'élaboration des devis, par ajout automatique des articles devisés. Dans un usage collectif, il sera entré au préalable grâce au module "Produits" ou par un import (réalisé par Oryanoo pour l'instant). Les entreprises disposant d'un logiciel ERP connecteront Oryanoo à cet ERP pour la recherche des articles.

Documents d'accompagnement :
Comme souvent des pièces jointes accompagnent les devis afin de compléter l'information du prospect/client, un lien est proposé, pointant vers une branche du portail de partage de fichiers, afin d'y désigner le ou les documents à joindre à l'envoi.

Modèles de devis :
Les modèles de devis sont une pièce majeure de l'application dans la mesure où ils offrent une productivité et une garantie d'exactitude très appréciables. Tout y a été prévu à l'avance, la bonne combinaison d'articles répondant à un besoin, les quantités, prix, remises, les pièces jointes en fournissant davantage de détails. Lors de la création d'un devis, il est donc offert à l'utilisateur de le démarrer de zéro ou à partir d'un ou de plusieurs modèles que l'outil concaténera automatiquement.

Conditions financières :
Il est bien sûr possible d'affecter des niveaux de remise à chaque ligne d'articles, individuellement, ainsi qu'à l'affaire entière. Différents taux de TVA peuvent s'appliquer.

Mentions particulières :
Après le corps du devis interviennent des mentions préprogrammées (mais toujours modifiables au coup par coup) sur la date limite de validité du devis, les conditions de paiement ainsi qu'un message fixe qui pourra reprendre des termes particuliers génériques et être éventuellement augmenté de clauses spécifiques à l'affaire en cours.

Notes internes :
Un texte libre peut être saisi à usage interne uniquement, par exemple pour expliquer certains choix faits pour cette proposition. Ceci sera utile à d'autres collaborateurs lors de l'examen du devis. A noter que les accès aux applications peuvent être réglés pour que certains puissent élaborer des devis, d'autres seulement les voir et d'autres encore n'y avoir aucun accès.

Etat du devis :
Il évolue de "Ebauche" lorsqu'il n'a pas encore été communiqué à "En cours" une fois envoyé par email ou imprimé puis à "Gagné" ou "Abandonné ou Perdu". Lorsqu'il est gagné, alors une nouvelle vie l'attend, en tant que "Commande" ! Nous y reviendrons...