Filtrage

Filtrage automatique des emails à l'arrivée

Vous avez été nombreux à nous demander de pouvoir disposer de règles de filtrages automatiques de vos emails à l'arrivée. Même si, dans Oryanoo, la logique veut que vous fassiez un glisser-déposer de vos messages vers les dossiers particuliers que sont "Base de contacts" ou "Base des opérations" afin de provoquer leur archivage et partage dans la base de données, en liaison avec les fiches des contacts cités ou des opérations que vous désignez, il n'en existe pas moins le besoin chez certains d'entre vous de tout organiser dans des dossiers personnels, de façon classique.

 

Orienter automatiquement les messages vers des dossiers est désormais chose possible grâce à un nouvel élément du menu email : "Filtres", comme vous pouvez le voir sur l'image ci-contre.

La fonction est disponible à tout utilisateur, dès lors qu'il bénéficie du module Email. Son emploi est très simple et intuitif et ne devrait pas poser de problème de compréhension. Si l'ensemble des dispositifs de lutte contre les spams a été déployé, alors l'ordre d'examen des messages est le suivant : Antispam (analyse du contenu et mise en boîte spam ou corbeille selon la préférence), Antispam Plus (analyse de l'auteur du message et mise en quarantaine si non connu ou non blanchi) et enfin soumission aux règles de filtrage décrites ci-dessous et rangement automatique dans les dossiers.

 

Synthèse des filtres

C'est ici que l'on visualise l'ensemble du dispositif de filtrage. Pour l'instant, tous les filtres que l'on peut y trouver sont actifs et sont appliqués dans l'ordre dans lequel ils se trouvent dans cette synthèse. Plus tard viendra la possibilité de les activer ou désactiver à loisir.

 

Nouveau filtre

Devant l'écran de synthèse vierge que vous allez découvrir, la seule possibilité d'action est la création de votre premier filtre en cliquant sur la boîte [+ Nouveau filtre] en haut de l'écran. Vous lui donnez un nom significatif, choisissez par bouton radio si l'ensemble des conditions doit être respecté ou seulement une parmi la liste pour que le filtrage ait lieu. Les conditions s'expriment facilement par choix dans des listes déroulantes. Le premier élément peut être choisi parmi : Objet, De, A, Cc, la suite est la condition, exprimée par un verbe et une chaîne de caractères libres. Une fois entrée, cliquez sur Ajouter et continuez le processus autant de fois que nécessaire. En dernier lieu, choisissez le nom du dossier dans lequel tout message qui répond aux conditions de ce filtre sera automatiquement rangé à son arrivée.

 

Modification d'un filtre

Voici ci-dessous un exemple de filtre à 3 règles dont la validité d'une seule provoquera le rangement du message dans le dossier "Mes lettres d'information". Il est possible de revenir sur les choix faits, d'effacer une des conditions ou d'en ajouter d'autres.

 

 

Nouveauté depuis la version 5.9

Les règles de filtrage qui ont été introduites précédement n'étaient jusque là en action qu'à l'arrivée de nouveaux messages. Selon un ensemble de conditions sur l'objet ou l'adressage (champs : A, De, Cc) du message, vous pouviez les orienter automatiquement vers un dossier particulier, voire la corbeille.

Cette méthode d'organisation laissait toutefois sur sa faim quant au traitement des messages déjà présents dans la boîte de réception ou tout autre dossier (éléments envoyés, dossier personnel, ...). Cette lacune est aujourd'hui comblée. Vous pouvez désormais appliquer une règle au contenu d'un dossier et agir manuellement cette fois sur le résultat. Voici comment :

Dans le menu Email > Filtres, vous pouvez à présent cocher une case "Menu" afin de retrouver votre règle dans les choix de filtrages des messages, jusqu'alors limités à quelques filtres très génériques :  "tous", "non lus", "aujourd'hui", "5 derniers jours". Ainsi vous aurez en permanence à portée de clic, la possibilité d'appliquer l'une de vos règles au contenu du dossier dans lequel vous vous trouvez, libre à vous ensuite de choisir la destination des messages filtrés. En effet, la destination définie dans la règle ne s'applique qu'aux nouveaux messages entrants. L'usage de cette même règle dans un dossier en cours vous laisse le libre choix : juste observer le résultat, les sélectionner tous (par un CTRL-A) puis les glisser-déposer dans un autre dossier, dans la corbeille, etc.