Gestion des processus métier

Le gestionnaire de processus métier intégré à Oryanoo CRM vous permet d'automatiser des tâches.

Ces tâchent se déclenchent soit à intervalles réguliers, soit sur des conditions prédéfinies. Vous pouvez par exemple envoyer des emails automatiques, des notifications (popup à l'écran) ou bien réaliser des modifications sur la base.

Exemples d'utilisation :

  • Envoyer des emails automatiques à des clients, en fonction de la valeur de champs dans leur fiche contact ou société,
  • Mettre en place un processus de validation (workflow) ...
  • Notifier automatiquement un commercial des comptes inactifs depuis un certain temps,

Mise en oeuvre :

3 types d'objets définissent un processus métier : le processus est le niveau le plus haut. Celui-ci est composé d'étapes qui contiennent à leur tour des tâches.

  • processus 1
    • étape 1
      • tâche 1
        ...
      • tâche n
    • étape 2
      ...
    • étape n
  • processus 2
    ...

Accès au gestionnaire de processus métier

L'accès au gestionnaire de processus métier se fait via via menu > Administration > Gestion des processus métier

  Cet outil est accessible aux administrateurs qui ont suivi la formation "Gestion des processus métier".

Les processus

Les paramètres des processus sont les suivants :

  • Statut
  • Nom
  • Notes

Les étapes

Il existe 3 types d'étape :

  • Bouton
    Lorsque vous créez un workflow de validation, vous avez besoin d'ajouter des boutons spécifiques dans l'interface (par exemple des boutons "Valider" et "Refuser"). Ces boutons apparaissent si la condition pré-définie est respectée.
  • Action immédiate
    Sé déroule lorsqu'une action pré-définie est réalisée dans l'interface (à l'enregistrement d'une fiche contact par exemple).
  • Action planifiée
    S'exécute tous les jours à une heure pré-définie. Vous allez utiliser ce type d'étape pour effectuer une action quotidienne sur la base, envoyer des messages automatiques à vos clients etc.

Les tâches

Il existe 6 types de tâches :

  • Mise à jour
    Effectue une mise à jour d'éléments spécifiques sur la base de données.
  • Notification
    Envoie une notification à des utilisateurs
  • Formulaire
    Envoi un email automatique (formulaire)
  • Événement
    Crée un événement
  • Création d'un groupe d'utilisateurs
  • Code SQL
    Exécute du code SQL spécifique. Cette option est à utiliser avec beaucoup de précautions et uniquement si vous savez précisément ce que vous êtes en train de faire. Au moindre doute, veuillez contacter Oryanoo.

Statut Actif / Inactif

Chaque objet (processus, étape, tâche) dispose d'un champ statut qui peut être Actif ou non. Pour qu'une tâche s'exécute, il faut que son statut soit Actif ainsi que celui de l'étape et du processus auxquels elle est rattachée.

Exemple 1 : envoi d'un Email-type (formulaire) à des clients en fonction d'un champ date "Client depuis" des fiches société.

Dans cet exemple, nous imaginons que la base des clients (fiche société) ci-contient un champ "Client depuis", qui est un champ de type date. Imaginons que nous souhaitions envoyer un email automatique aux clients depuis 6 mois afin de leur faire part d'une offre promotionnelle leur remerciant de leur fidélité.

Nous allons au préalable créer un Email-type (formulaire) qui contient le message adressé au client. Vous trouverez ici comment créer un formulaire.

Ensuite, le processus va utiliser une requête qui va ressortir de la base de données les clients qui arrivent à 6 mois de fidélité. Pour cela, veuillez créer une requête de type "contact" qui aura comme critère de recherche :

"Client depuis" est égal à "Aujourd'hui -180 jours"

Visualiser notre vidéo sur la création de requêtes.

Maintenant que notre email-type et notre requête sont prêts, nous allons pouvoir créer le processus métier :

  1. Créer un nouveau processus
    à partir de l'écran "Gestion des processus métier", cliquez sur "Nouveau processus".
    Pour l'instant, veuillez laisser le statut sur "Inactif" de façon à ce que le processus ne se déclenche pas automatiquement, tant que vous n'avez pas terminé son paramétrage.
    Nommez votre processus, par exemple : "Emails automatiques aux clients"
    Vous pourrez par la suite enrichir ce processus en y ajoutant d'autres messages automatiques.
    Vous disposez d'un champ "Notes" permettant de résumer ce que fait votre processus.
    Les champs "Nom" et "Notes" ne sont là qu'à titre informatif.
    Cliquez sur "Enregistrer"
     
  2. Créer une étape
    Cliquez sur le bouton "Nouvelle étape".
    Vous pouvez dores et déjà activer cette étape. Compte tenu du fait que le processus n'est pas encore activé, nul risque que celui-ci se déclenche.
    Positionnez le champ "Type" sur "Action planifiée".
    Nommez votre étape : par exemple, "Promotion clients 6 mois"
    Précisez l'heure de déclenchement de l'étape (envoi du message) : par exemple : 09:30
    Vous pouvez laisser le champ "Ordre" avec sa valeur par défaut. Celui-ci a pour objectif d'ordonner les différentes étapes les unes par rapport aux autres.
    Cliquez sur "Enregistrer"
     
  3. Créer une tâche
    Cliquez sur le bouton "Ajouter"
    Statut : Actif
    Type : Formulaire
    Nom : Envoi formulaire clients 6 mois (où ce que vous souhaitez, ce champ n'est qu'informatif)
    De : Votre adresse email
    À : Laissez vide, le système utilisera le champ "ab_email" (adresse email des fiches contact)
    Cc : Les adresses que vous souhaitez mettre en copie, séparées par une virgule
    Cci : Les adresses que vous souhaitez mettre en copie cachée, séparées par une virgule
    Référence du formulaire : veuillez sélectionner le formulaire concerné
    Référence de la requête : veuillez sélectionner la requête
    Archiver dans le CRM : selon votre préférence
    Vous pouvez laisser le champ "Ordre" avec sa valeur par défaut. Celui-ci a pour objectif d'ordonner les différentes tâches les unes par rapport aux autres.
    Cliquez sur "Enregistrer" (en haut d'écran à droite)

  Les champs "De", "Cc", "Cci" ainsi que l'objet et le corps du message peuvent être personnalisés avec des champs de la base. Par exemple, si vous souhaitez faire figurer le prénom du destinataire, veuillez utiliser la variable %ab_firstname%. Pour que cela fonctionne, veuillez vous assurer que la requête utilisée affiche le champ concerné.

Maintenant que votre processus est prêt, veuillez passer son Statut à "Actif". Celui-ci se déclenchera dans la journée ou le lendemain en fonction de l'heure que vous avez programmée.

Pour tester votre processus, nous vous recommandons de créer une requête qui va sortir uniquement votre fiche contact. Il vous suffit de programmer l'heure une ou deux minutes plus tard que l'heure actuelle et voir si cela fonctionne. Quand tout est conforme, vous pouvez changer la requête en mettant celle qui identifie votre cible et reprogrammer l'heure.

Exemple 2 : mise en place d'un processus de validation du recrutement d'un candidat

Dans cet exemple, la base de données de contacts est constituée d'un type de contact "Candidat" et d'un type de contact "Salarié".

Nous souhaitons mettre en place un processus de validation (workflow) du recrutement d'un candidat. Dans cet exemple, nous mettrons en oeuvre un processus de validation à 2 étages : tout d'abord, la demande de validation sera envoyée au N+1 du demandeur puis à la Direction Générale de la société.