Fichiers partagés

Dossiers partagés dans l'Email Oryanoo

 

Il est apparu chez certains d'entre vous un besoin particulier de partage des messages échangés pendant la durée d'un projet.

Bien sûr, mettre en commun des messages est parfaitement réalisable avec les outils existants : archivage des emails dans la base de contacts ou dans celle des opérations et ce sont là les méthodes que nous vous conseillons en priorité. Cependant, une demande a été exprimée de pouvoir disposer d'une méthode différente basée sur le partage de dossiers entre boîtes aux lettres de plusieurs utilisateurs.

 

Mise en oeuvre

Il appartient à l'administrateur de la solution de créer les dossiers partagés ainsi que les arborescences qui s'y déploient. Cela s'effectue en se rendant dans Administration > Emails > Dossiers partagés. Selon le cas, on crée un dossier racine ou un sous-dossier si l'on s'est positionné préalablement sur un dossier.

A ce jour, il est nécessaire d'entrer les id's des utilisateurs partageant le dossier à la main. Comme les droits ne sont pas hérités pour les sous-dossiers et qu'ils sont en général les mêmes que pour le dossier racine, il sera bon de conserver la liste dans la fenêtre pendant tout le processus de création des sous-dossiers.

 

Utilisation

On ne peut faire plus simple pour les utilisateurs, les dossiers partagés se trouvent sous "Dossiers partagés",  juste avant les dossiers personnels et se déploient de la même façon. On y glisse tous les mails que l'on souhaite rendre visibles par la communauté.

Bien sûr il est également possible d'en retirer, selon la politique définie par un chef de projet par exemple. La confiance doit régner et chacun doit se comporter de façon responsable !

 

Propriétés des fichiers partagés

Pour accéder aux propriétés d'un fichier, il suffit de faire un clic droit sur son nom de publication. L'écran se présente alors ainsi :


 
Sélectionner "Propriétés" et vous obtiendrez l'ensemble des éléments sur lesquels vous pouvez agir. Selon les droits que vous possédez, certains peuvent ne pas apparaître. Voici un exemple :

 

La date d'expiration automatique peut être sélectionnée comme ci-dessus, ou vous pouvez facilement affecter celle de votre choix. En outre il n'est pas inutile de rappeler ici que vous pouvez changer le nom de publication de votre fichier (par défaut c'est le nom du fichier et celui-ci n'est peut-être pas très parlant !) dans le champ "objet", voire le nom du fichier lui-même dans le champ "nom de fichier" et enfin fournir quelques indications à vos collègues utilisateurs en renseignant le champ "description". Votre texte sera ensuite visible dès que la souris survolera le fichier et évitera parfois son ouverture inutile si celui-ci n'est pas l'objet des recherches de l'utilisateur.