Menu > Gestion > Administration
On y fait figurer des informations globales à l'ensemble du module.
Remplir obligatoirement les 4 champs :
Idem Devis, en plus simple (pour le moment).
Idem Devis, en plus simple (pour le moment).
Il faut distinguer d'une part les factures en mode "brouillon" : c'est le pro forma,
et d'autre part, les factures "définitives" qui sont censées ne plus être modifiées
une fois validées.
Pour la signification des champs Préfixe, Préfixe de numéro de pro forma,
Longueur de numéro de facture se reporter à "Devis"
- Format de numéro de facture
Permet de préciser le modèle de numérotation des factures. Il faut noter que les
numéros de factures doivent se suivre, sans trou (important pour le fisc)
- Utilisateurs autorisés à modifier une facture validée
Bien que cela ne doive théoriquement jamais se faire, vous pouvez autoriser certains
utilisateurs de confiance à pouvoir modifier des factures validées. Leur identifiant
est à préciser dans ce champ.
- Modèle par défaut
En fonction de la langue de la facture (qui dépend du champ "Langue de facturation"
de la fiche société cliente, le modèle par défaut est appliqué.
Voir "Devis"
- Comptes
Dans le cas où vous souhaitez ventiler vos commandes fournisseurs sur différents comptes
(dans un but d'analyse financière), vous pouvez préciser les différents comptes dans ce
champ (une valeur par ligne). Ces valeurs apparaitront sous forme de menu déroulant dans
les fiches "commande fournisseur".
Tout bien remplir, comme d'habitude
Comme nous le verrons en 1.3 et 1.4, certains modules intègrent une notion
de "Modèle". Les modèles permettent le maximum de souplesse dans la gestion
de configurations diverses. A terme, tous les modules de gestion devraient
être gérés par les modèles. Actuellement, seuls les devis et les factures
fonctionnent sur ce mode. Les autres modules permettent juste un paramétrage
linguistique, c'est à dire, la possibilité de personnaliser les différents
champs ou messages dans les 6 langues disponibles dans Oryanoo.
Lorsque vous paramétrez votre module de gestion, vous devez paramétrer
toutes les langues que vous souhaitez utiliser (au moins une, bien sûr).
1.2.1 Onglet "Langue"
Permet de sélectionner la langue que l'on souhaite paramétrer.
1.2.2 Onglet "Commandes"
- Label
Permet de préciser le nom qui figurera en titre des documents
de type "Commandes".
1.2.3 Onglet "Bons de livraison"
Idem "Commandes".
1.2.4 Onglet "Bons de commande fournisseurs"
Cet onglet vous permet de paramétrer le mail d'accompagnement
des bons de commande fournisseurs que vous souhaitez envoyer
par email.
Veuillez renseigner tous les champs, sauf éventuellement "Message".
Le modèle permet de préciser la langue, la devise, le papier à entête
et les coordonnées de VOTRE société. Si vous avez plusieurs filiales,
chacune d'entre elle peut utiliser son propre modèle de devis.
Le champ "Paiements" paramètre un menu déroulant qui sera accessible
dans l'éditeur de devis.
Exemple de valeurs dans ce champ :
A réception de facture
30 jours fin de mois
60 jours nets
Email :
Vous pouvez faire figurer le n° de devis dans le champ object ou dans le
corps du message en mettant la variable %qo_id%.
Fonctionnement similaire au modèle de devis.
Oryanoo intègre un système de devises évaluées en fonction de
votre devise de référence. La base des devises est actualisée
tous les jours à 5:00.
Si vous réalisez des devis et des factures dans différentes devises,
ceux-ci intègrent la valeur de conversion dans votre devise de référence
au moment où le devis (ou la facture) a été mis à jour.
La base des produits peut-être utilisée avec ou sans listes de prix.
Vous pouvez avoir des catalogues produits sur différentes filiales :
chaque produit est associé à une fiche société à cet effet. Ensuite,
lorsque vous réaliserez un devis, vous ferez figurer le champ "Fournisseur"
en fonction de la filiale concernée et les articles qui vous seront proposés
seront ceux de l'entité choisie.
Un produit peut inclure une image, qui figurera sur les devis. Les images sont
stockées au choix dans les fichiers partagés (icône petite main) ou bien directement
dans la table produit (à télécharger depuis votre ordinateur avec le bouton parcourir).
Prix unitaire
Si vous avez créé des listes de prix (voir 4 LISTES DE PRIX), l'écran de paramétrage
de l'article vous permet de préciser le prix de l'article dans chaque liste de prix.
Dans le cas contraire (pas d'utilisation des listes de prix), l'écran de paramétrage
de l'article vous permet de saisir le prix unitaire de l'article.
Dans le cas d'une utilisation de listes de prix, vous pouvez en outre définir une
remise automatique en fonction de la quantité d'articles achetés.
Il est à noter qu'il est également possible de définir une remise en fonction du
client. Cela se paramètre à partir du bouton "Prix par client", dans la synthèse
des produits.
Description
L'écran de paramétrage de l'article vous permet de traduire la description de votre
produit dans les différentes langues que vous allez utiliser.
Une liste de prix est définie par une devise, un droit d'accès et un nom (dans les
différentes langues).
Les listes de prix sont régies par des droits d'accès, tout comme les contacts, les sociétés,
les opérations. Cela se paramètre à partir de l'écran :
GESTION DES DROITS D'ACCÈS À LA BASE DE DONNÉES
En outre, il est possible de désactiver une liste de prix. Elle sera alors conservée
pour info mais n'apparaitra plus dans l'éditeur de devis.
Le schéma standard est de créer un devis. Si celui-ci est gagné, on le passe en statut
gagné. Cela fige alors le devis et génère un bon de commande qui est la copie conforme
du devis. Ce bon de commande peut alors être encore modifié et au moment opportun, on
passe la commande en statut "réalisé". Ceci a pour conséquence de figer la commande et
celle-ci apparait automatiquement dans l'écran "A facturer". Il est alors possible de
générer la facture qui est une copie conforme de la commande validée. La facture est
en pro forma, il est encore possible de la modifier. Une fois que tout est ok, on fige
la facture, son numéro officiel et unique est généré.
Les devis sont régis par des droits d'accès, tout comme les contacts, les sociétés,
les opérations. Cela se paramètre à partir de l'écran :
GESTION DES DROITS D'ACCÈS À LA BASE DE DONNÉES.
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