Emails-type (Formulaires)

Avec les Emails-type, vous préparez vos modèles de messages que vous retrouvez en un clic dans votre fenêtre de composition d'un message. Vous constituez ainsi une bibliothèque d'emails pré-formatés que vous et votre équipe utilisez ensuite au quotidien sans avoir à passer du temps sur la rédaction et la mise en forme.

Vous définissez à l'avance :

• L'objet du message
• Son contenu
• Les fichiers attachés

Une fois créé, le message type est appelé à partir du champ objet de la fenêtre de composition d'un email (mécanisme d'autocomplétion). Les messages-type peuvent être personnalisés à partir d'informations relatives au destinataire et à l'auteur en utilisant les champs des tables contacts et sociétés.

Création d'un email-type

Ouvrir une fenêtre de composition d'un email (Menu > Email > Ecrire).

Rédiger votre message en précisant l'objet, en y ajoutant les fichiers attachés nécessaires.

Ensuite, cliquer sur Enregistrer > Formulaires.

Partager un email-type

Par défaut, les emails-type sont privés. Pour les partager, se rendre dans Menu > Email > Formulaires. Là, cliquer sur "propriétés".

Sélectionner le droit d'accès que vous souhaitez octroyer (Lecture, Ecriture, Suppression), le groupe d'utilisateurs auquel vous souhaitez donner ce droit d'accès et cliquer sur "Ajouter".

Utiliser un email-type

Pour utiliser un email-type, ouvrez une fenêtre de composition d'un email (Menu > Email > Ecrire). Entrez l'adresse email de votre correspondant (champ à). Commencez à saisir l'objet en rapport avec l'email-type que vous souhaitez envoyer. Une liste déroulante apparaît : la liste des emails-type en rapport avec l'objet que vous êtes en train de renseigner. Sélectionner l'email-type de votre choix. Celui-ci se charge automatiquement dans votre fenêtre de composition.

NB: Dans le cas où l'email-type est personnalisé (voir ci-dessous) en fonction du destinataire, il est important de sélectionner le destinataire (champ à) avant de charger l'email-type.

Personnaliser un email-type

Pour personnaliser un email-type, il suffit de faire apparaître les champs nécessaires dans l'objet ou le corps de votre message, encadrés du caractère %.

Par exemple, pour faire figurer le nom de votre correspondant : %ab_lastname%

Voici un extrait de formulaire personnalisé :

Et voici le même après avoir été appelé lors de la composition d'un message à l'attention de M. Jean Dupont :

Pour personnaliser le message avec des informations concernant l'auteur, remplacer ab_ par account_. Par exemple, pour faire figurer le téléphone bureau de l'auteur : %account_wphone%. Il est important de s'assurer que les comptes utilisateurs sont bien liés à une fiche contact pour permettre cette personnalisation.

Vous trouverez ici une liste des principaux champs de la base.

Cas des champs supplémentaires

Si vous souhaitez utiliser l'un de vos champs supplémentaires, il suffit de référencer celui-ci par %ab_specialXX% où XX est le numéro du champ concerné (voir Administration > Base de données > Champs supplémentaires pour les contacts).